Yasal
Metin hazırlanma aşamasındadır
Bu belgenin yürürlükteki sürümü hazırlanmaktadır ve tamamlandığında bu sayfada yayımlanacaktır. Burada okuduğunuz sürüm bilgilendirme amaçlıdır.
Çalışan Aydınlatma Metni (İşveren adına şablon)
Bu metin, ReBilled'i kullanıma alan işverenlerin çalışanlarına verecekleri aydınlatma metni için hazırlanmış bir şablondur. Bu işleme bakımından veri sorumlusu işverendir; işveren şablonu kendi bilgileriyle tamamlar ve panele yükler. Panelde size gösterilen sürümde, aşağıda işverene bırakılan bilgiler doldurulmuş olarak bulunur.
ReBilled Masraf Yönetimi Uygulaması Aydınlatma Metni
1. Veri Sorumlusu
Bu metin bakımından veri sorumlusu, çalışanı olduğunuz işverendir ("Şirket"). Şirket'in unvanı, adresi ve MERSİS numarası, şablonun Şirket tarafından tamamlanan sürümünde yer alır. Bu metin, ReBilled masraf yönetimi uygulaması ("Uygulama") aracılığıyla işlenen kişisel verilerinize ilişkindir.
2. İşlenen Kişisel Veriler
| Kategori | Veriler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad, sicil numarası, T.C. kimlik numarası (yalnız ödeme dosyası için) |
| İletişim | Kurumsal e-posta, telefon |
| Çalışma | Departman, ünvan, lokasyon, yönetici, işe giriş tarihi, masraf merkezi |
| Mali | IBAN, harcama tutarları, harcama tarih ve kategorileri, fiş/fatura görselleri, tedarikçi bilgileri, ödeme kayıtları |
| İşlem güvenliği | Kullanıcı adı, giriş kayıtları, IP adresi, cihaz bilgisi, uygulama sürümü |
| Konum | Yalnızca açık rızanız ile ve yurt dışı fişlerde para birimi tespiti amacıyla, fiş çekimi anındaki yaklaşık konum |
| Diğer | Masraf açıklamaları, onay yorumları, temsil-ağırlama katılımcı bilgileri |
3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m.5/2) |
|---|---|
| İş harcamalarınızın beyanı, onayı ve tarafınıza geri ödenmesi | (c) Sözleşmenin (iş sözleşmesi) ifası |
| Muhasebe ve vergi kayıtlarının tutulması, belgelerin saklanması | (ç) Hukuki yükümlülük (VUK, TTK, GVK) |
| Harcama politikalarına uyumun denetlenmesi, mükerrer/sahte belge kontrolü, iç denetim | (f) Meşru menfaat |
| Uygulama güvenliğinin sağlanması, erişim kayıtları | (f) Meşru menfaat; (ç) 5651 sayılı Kanun (varsa) |
| Yurt dışı fişlerde konum ile para birimi tespiti | Açık rıza (m.5/1) — ayrı metinle |
4. Toplama Yöntemi
Verileriniz; Uygulama'ya sizin tarafınızdan girilen bilgiler, çektiğiniz fiş görselleri, Şirket İK/muhasebe kayıtları ve Uygulama'nın otomatik kayıtları (giriş logları) yoluyla, otomatik ve kısmen otomatik yollarla toplanır. Fiş görselleri, alanların otomatik doldurulması için yapay zekâ destekli okuma servisiyle işlenir; sonuçlar sizin ve onaylayıcıların kontrolüne sunulur, tek başına otomatik karar üretmez.
5. Aktarılan Taraflar
| Alıcı | Amaç |
|---|---|
| ReBilled (Gong Tech) – veri işleyen | Uygulama'nın sunulması ve barındırılması |
| Google Cloud EMEA Ltd. (ReBilled'in alt işleyeni) – Almanya/AB | Sunucu barındırma, veri depolama, otomatik fiş okuma |
| Şirket'in bankası / ödeme kuruluşu | Geri ödemenin yapılması |
| Şirket'in mali müşaviri / YMM / bağımsız denetçi | Muhasebe, denetim |
| Gelir İdaresi Başkanlığı ve yetkili kamu kurumları | Yasal yükümlülük, talep halinde |
Yurt dışına aktarım: Verileriniz, ReBilled'in alt işleyeni Google Cloud'un Avrupa Birliği (Almanya) veri merkezlerinde barındırılır. Bu aktarım, KVKK m.9 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından onaylanan standart sözleşme ile ve Kurum'a bildirimle gerçekleştirilmektedir.
6. Saklama Süresi
Masraf kayıtları ve fiş görselleri, VUK m.253 ve TTK m.82 uyarınca 10 yıl saklanır. Uygulama hesap ve erişim kayıtları, iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 1 yıl içinde silinir veya anonimleştirilir; teknik loglar 90 gün saklanır. Süre sonunda veriler Şirket'in Saklama ve İmha Politikası'na göre silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
7. Haklarınız (KVKK m.11)
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse bilgi talep etme; amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; silinmesini veya yok edilmesini isteme; bu işlemlerin aktarıldığı taraflara bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme; kanuna aykırı işleme nedeniyle zararınızın giderilmesini talep etme.
Başvuru: Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak, Şirket'in bu şablonun tamamlanmış sürümünde belirttiği posta ve KEP adresine yazılı olarak başvurabilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde yanıtlanır.
8. Değişiklikler
Bu metin güncellendiğinde yeni sürüm Uygulama'da gösterilir; görüntüleme kaydı tutulur.
Sürüm: 1.0 · Yürürlük: Bu metnin yürürlük tarihi, Şirket tarafından tamamlanan sürümde belirtilir.
Bu metni görüntülediğinizi onaylamanız, açık rıza anlamına gelmez; yalnızca bilgilendirildiğinizi kaydeder.